To do list: come organizzo il mio lavoro

Non ho una to do list giornaliera e, a meno che voi non siate dei geni che riescono a prevedere e calcolare l’imprevisto, neanche voi riuscite a spuntare ogni giorno tutti i punti. Sì perché il rischio di avere una to do list giornaliera è proprio questo, il non poter prevedere l’imprevisto. Ho provato anche a creare una to do list con tre righe dedicate all’imprevisto: imprevisto 1, imprevisto 2, imprevisto 3.
Niente, il problema, alla fine, era sempre il fatto che la to do list era troppo piena e l’imprevisto faceva slittare molte attività al giorno successivo.

Per questo, alla fine, ho abbandonato la to do list giornaliera per utilizzare, definitivamente, quella settimanale. Molto più realistica, elastica e semplice da spuntare e implementare man mano.
La to do list settimanale, quindi, è lo strumento di produttività personale a mio avviso più semplice ed efficace che ti consente di liberare la mente dalle cose da ricordare, per fare spazio alle idee. Ma, come ho già detto, prima di arrivare a trovare il mio personale metodo, ho dovuto fare diverse prove.

Cosa scrivo nella mia to do list

Non c’è azione che io faccia durante la giornata che non sia nella mia to do list. In una parola, la risposta alla domanda “cosa scrivo nella mia to do list” è tutto. Il perché ve l’ho spiegato: ho bisogno di tenere libera la mente senza dovermi ricordare di qualunque cosa indipendentemente dal suo grado di importanza. Inoltre, scrivendo tutto, anche le telefonate, le mail etc, conosco il livello di produttività della giornata.
Sapere di poter trovare qualsiasi cosa nella mia to do list settimanale mi tranquillizza ed è la caratteristica che diversifica una lista momentanea (quella che per esempio usate per preparare la valigia o per fare la spesa) da un sistema di controllo della produttività personale che, ovviamente, ti consente di semplificare l’organizzazione della tua vita (non solo) professionale.

Cosa NON scrivo nella mia to do list

Ho appena detto che scrivo ogni cosa nella lista settimanale che mi porto appresso nella mia fidata Moleskine ma c’è qualche eccezione: appuntamenti e riunioni. Per ogni attività che prevede una data precisa e un’orario uso Google Calendar. Lo uso anche come memo per le scadenze, per essere certa che non mi sfugga nulla.

Organizzare la to do list: ecco come faccio

Inizialmente usavo dei sistemi che aggregavano le attività catalogandole per priorità e per tags ma dopo un po’ mi sono fatta una domanda: “è normale che impieghi più tempo ad appuntare un’attività che a svolgerla?”.

Il metodo che scegli per gestire la tua to do list settimanale deve essere contemporaneamente flessibile e rigido. Sembra un controsenso vero?
La flessibilità ti consentirà di gestire i cambiamenti e adattarli a diversi ambiti mentre la rigidità è necessaria per essere certo che lo seguirai con costanza.

Per strutturare la mia to do list cerco di essere il più dettagliata possibile nella descrizione dell’attività ma soprattutto nello stabilire una scadenza e nel rispettarla senza deroghe.
Divido solo le attività in due sottoinsiemi: casa e lavoro che segno fra parentesi accanto all’attività.

Gli strumenti: tecnologia o carta?

Ho provato di tutto: tantissime app e anche molti tool ma niente per me è più immediato e semplice di carta e penna.
Qui trovi lo schema della mia to do list settimanale che puoi anche scaricare cliccando qui.
Ci sono due sezioni: le cose prioritarie da fare qualsiasi cosa succeda e le cose che mi piacerebbe molto riuscire a fare. Mi concentro sulle prime e, solo dopo che la prima sezione è completamente chiusa, passo alla seconda.

La strappo e la riscrivo spesso durante la settimana perché tolgo e aggiungo attività. Contemporaneamente però, sull’iPhone, nelle situazioni di emergenza (cioè quando non ho accesso alla carta) utilizzo Remember The Milk come task manager per segnare ogni cosa che mi viene in mente.

E tu come organizzi il tuo lavoro?
Spero che la mia to do list da scaricare possa tornarti utile.