Usare al meglio la vostra casella di posta Gmail

La casella di posta Gmail nasce nel 2004 in versione beta e si poteva accedere a questo servizio solo tramite invito di un privilegiato.
Nel 2004, grazie a un mio amico che era nelle grazie di Google, ho aperto la mia prima casella di posta Gmail. Prima ero su Excite (chi si ricorda di Excite? 🙂 ), Libero e avevo anche una casella di posta Hotmail, che ai tempi si usava per lo più per accedere a MSN.
Dal 2004 ho giurato eterno amore a Gmail.

Oggi, come probabilmente la maggior parte di voi, ho sei account Gmail che uso quotidianamente, ognuno per un motivo diverso: una per lo shopping on line (così evito le newsletter a cui non sono interessata e lo spam),  due per il blog e tre diverse per il lavoro.
Usando la casella di posta Gmail da così tanti anni, ho seguito tutti i suoi sviluppi e miglioramenti, con molta attenzione e facendo vari test sul campo ho cercato di trovare i migliori tool per rendere l’utilizzo di Gmail più produttivo ed efficiente, cercando di farmi avvicinare, ogni fine settimana, allo zero assoluto nell’inbox.

10 trucchi per usare al meglio la vostra casella di posta Gmail

Ok, la casella di posta Gmail è figa e piena di pregi, ma una cosa che non ha e che non so se mai avrà, è la possibilità di avere una ricevuta di avvenuto recapito della mail oppure di lettura. 
Per aggirare l’ostacolo, ho scoperto che esiste Bananatag.  Si tratta di un software che permette di vedere quando qualcuno apre e legge le e-mail. Si possono anche ottenere rapporti stat, in modo da poter misurare i tipi di mail efficaci e quelle che invece no.
Bananatag è gratuito per un massimo di cinque tag-mail al giorno, e offre pro piani da $ 5 a $ 10 al mese. Io per ora uso la versione free perché metto i tag solo alle mail veramente (veramente) importanti.
È molto semplice da usare e si installa come un’estensione su Chrome e Firefox.

Sapete qual è il mio metodo per non scordarmi di fare le cose? Lasciare le mail da leggere nell’inbox di Gmail.
In questo modo ho risolto un problema creandone un altro. Sì perché le mail che ricevo si mescolano a quelle “ricevute e lette” ma ancora da trattare e il mio inbox diventa un cestone di panni puliti e da lavare insieme. Poi ho scoperto Boomerang.
Boomerang  ti consente di ricevere una mail una seconda volta a seconda delle tue necessità. Un esempio? La maggior parte delle mie bollette mi sono inviate via email, per non dimenticarmene dovrei lasciarle lì, invece con Boomerang posso rimandarla indietro facendo in modo che si apra di nuovo come una nuova email il giorno scelto.
La uso anche come reminder per mail importanti alle quali non ho ricevuto risposta e che, quindi, sarebbero da sollecitare. Boomerang è gratis.

Quando ho affrontato il tema del time management e ho lavorato sulla produttività personale durante la mia giornata di lavoro (ci sto ancora lavorando a fondo a dire la verità), una delle cose che ho dovuto ridimensionare è stato il controllo compulsivo della posta elettronica più volte durante la giornata. Ora lo faccio tre volte al giorno: appena mi siedo al pc la mattina, prima della pausa pranzo e la sera.
In ogni caso non sono mai stata una fan accanita delle soluzioni semplici e assolutistiche; questa scelta, infatti, può significare non rispondere a una mail urgente e alcune persone con cui collaboro possono trovarlo frustrante.
Qui entra in gioco Checker Plus.
Si tratta di una estensione del browser Chrome (non disponibile su Firefox, mi dispiace dirlo) che offre la possibilità di monitorare, tramite un’icona a destra della finestra url, l’inbox. Inoltre, cliccandoci su, posso dare una rapidissima occhiata alla casella di posta gmail senza realmente andare nell’inbox.
Questo mi impedisce di impantanarmi con email di routine che non hanno bisogno di una risposta immediata, ma allo stesso tempo di non perdere una email che ha bisogno di attenzione immediata.
Checker Plus è gratuito nel Chrome Store.

Parola d’ordine: ottimizzazione. Come si fa a sfruttare il tempo che, senza una connessione internet wifi (parlo di pc ovviamente), andrebbe perso? Quello durante un volo per esempio.
Gmail Offline permette di rispondere alle e-mail, mentre non si dispone di una connessione wifi.
È sufficiente rispondere alle vostre email come al solito, poi una volta entrato in un’area in cui il pc potrà essere di nuovo connesso (in albergo?) Gmail Offline invierà tutto. Ottimo anche per quando si è da qualche parte in cui il segnale wifi è traballante.
Gmail Offline è un estensione Chrome gratuito.

Spedite liste via email? Io lo faccio spesso quando faccio da project manager e quindi devo gestire un gruppo di persone. Questo tipo di mail in genere richiede una formattazione per renderle più leggibili.
Markdown consente di incorporare HTML, CSS, e altri tipi di codice nel corpo delle vostre email. È un ottimo modo per rendere i vostri messaggi di posta elettronica chiari ed esteticamente belli.
Markdown è un’estensione disponibile per la maggior parte dei browser ed è gratuita.

Questa piccola estensione per il browser mi ha cambiato la mia vita. Veramente.
Ora ogni volta che nella mia casella di posta Gmail ricevo newsletter che non voglio e alle quali non mi sono mai iscritta, semplicemente passando il mouse sopra l’estremità destra della mail senza neppure aprirla e con un solo clic, posso annullare l’iscrizione.
Ne hai bisogno. Lo stai già scaricando, lo so.
Remove Me è gratuito e funziona con la maggior parte dei browser.

Se non avete bisogno di tutte le caratteristiche di Boomerang, ma vi piacerebbe solo avere la possibilità di cliccare “snooze” su una email, questo è l’estensione che fa per voi. Questa semplice estensione consente di premere il pulsante snooze dopo aver letto l’e-mail per ricordarvi, dopo un’ora o una settimana o anche un mese, che deve essere lavorata.
Snooze e-mail di Gmail è una Chrome Extension gratuita.

Amanti delle to do list a me!
Avete mai desiderato trasformare rapidamente una e-mail in un compito sulla vostra to do list? Grazie a Task Force, ora è possibile.
Quando si comincia a scrivere una nuova e-mail, un pulsante sotto la casella soggetto dirà “Converti in attività.” Poi bastano pochi passi rapidi per spostare l’obiettivo della mail sulla vostra to-do list.
Taskforce è un’estensione del browser gratuito.

Almeno tre volte al giorno, prima, mandavo le mail e dopo tre secondi cliccavo su rispondere per aggiungere/correggere/allegare/laqualunque. Ora no.
Conoscete la funzione Undo Send della casella di posta Gmail?
Questa funzione consente l’annullamento dell’invio per una decina di secondi dopo il click su Send (io ce l’ho settata per 30 secondi perché sono un caso patologico).
Undo Send non è un’estensione per il browser; è nella sezione Labs nelle impostazioni della casella di posta Gmail.
Basta andare nelle vostre impostazioni (fate click sull’icona ingranaggio), cercare la scheda che dice “labs” e scorrere verso il basso fino a visualizzare Annulla Invio e fare clic su “Attiva”. Già che ci siete, fate un giro su Labs e scoprirete tantissime funzioni utili.

E voi, avete dei trucchetti da poter utilizzare nella casella di posta Gmail per ottimizzarla?

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