Come rispondere ai comunicati stampa e alle email alle quali non siete interessati

La mia casella di posta elettronica sta vivendo un momento strano, un medioevo digitale. Arrivano centinaia di mail al giorno (il picco massimo è stato raggiunto la scorsa settimana ed è stato di 500 – escluso lo spam e la pubblicità ovviamente) e sembra un buco nero temporale che mi risucchia ogni volta che penso: «ora rispondo a un po’ di mail». Perché sappiatelo, io rispondo a (quasi) tutte le mail. Anche ai comunicati stampa.
Ho creato anche le etichette ma no, non le uso mai. Sto ancora perfezionando la mia strategia per avere un inbox email organizzata e con un numero il più vicino possibile allo zero nelle mail in arrivo. Dopo 5 anni di blogging non ho idea in quante mailing list sia inserito il mio indirizzo email, ma so che alcune mail le elimino immediatamente, già da smartphone.

Oggi ho pensato di darvi qualche idea per rispondere alle email a cui non siete interessati o ai comunicati stampa cercando anche di trarne qualche vantaggio (questa cosa la facevo dall’inizio dell’attività di blogger ma alcuni suggerimenti di Barbara Damiano mi hanno fatto perfezionare la tecnica e ottenere risultati migliori).

Rispondere a email da parte della stampa o comunicati stampa

Quando si inizia a bloggare ricevere email da marchi e uffici stampa è entusiasmante. Avete pubblicato appena dieci post e qualcuno vi scrive. Vi fa sentire come «Wow questo marchio vuole lavorare con me!» o «Wow sanno chi sono e gli piace il mio blog?!?».
Poi dopo imparerete che nella maggior parte dei casi sparano a zero nella mischia, non hanno letto il vostro blog e vi chiamano con un nome che non è il vostro ma quello della destinataria mail copincollata prima.
Nei primi mesi è lusinghiero ma ben presto vi verrà voglia di strapparvi i capelli perché quelle mail si moltiplicano come piccoli Gremlins e si concludono tutte con una preghiera di pubblicazione.

Ora che siete più realisti e realizzati, avete anche una casella di posta elettronica piena di comunicati stampa che provengono da uffici stampa che “sarebbero felici di inviarvi immagini ad alta risoluzione”.
Anche se cominciate a essere più pignoli su chi potrà avere il vostro indirizzo email avete comunque grandi quantità di email nell’inbox. Così come potete fare a cancellarvi da queste mailing list? Nei casi fortunati troverete un collegamento in fondo della mail, e questo è facile.
Di solito però in fondo alla mail c’è la firma dell’addetto alle digital pr e non vi resta che scrivergli. Personalmente lo faccio solo nel caso in cui i comunicati stampa che ricevo sono proprio lontani dalla linea editoriale del mio blog. In questo caso ho salvato una risposta nelle bozze e più o meno dice così:

Salve (aggiungete qui il nome del destinatario),

non è necessario inviarmi i comunicati stampa per ogni novità del brand che seguite, se però siete interessati a una collaborazione editoriale non esitate a scrivermi.

Saluti
(Il vostro nome e la vostra firma)

Nel caso in cui il prodotto che è l’oggetto del comunicato stampa mi ispira particolarmente, faccio cenno a qualche idea di collaborazione che mi viene sul momento (senza approfondire troppo ma cercando di suscitare curiosità). Perché non voglio che la mail appaia come una richiesta di taglio di ogni legame ma semplicemente voglio essere esclusa dalla mailing list a cui vengono inviati tutti gli aggiornamenti in merito a ogni cliente.
Potete modificarla a vostro piacimento ma assicuratevi di essere sempre educati.

Email con richiesta esplicita “Potresti parlare di”

Sono email che a prescindere non mi piacciono molto, penso che se una cosa è interessante, non è necessario chiedere a qualcuno di parlare di un progetto/prodotto valido.

Ma cerco di valutare questo tipo di mail volta per volta. A seconda da chi provengono queste email e cosa stanno promuovendo, a volte mi limito a cancellarle immediatamente. Ma se arrivano 15 di quelle email ogni giorno il vostro account Twitter potrebbe trasformarsi in un calendario degli eventi. Basta tenere in considerazione la linea editoriale del vostro blog e soprattutto il modo in cui vi viene posta la richiesta.
Se avete cliccato su “cancella” subito dopo averla letta non sentitevi in colpa, il mittente probabilmente avrà mandato la stessa richiesta ad altre 20 persone.

Email con richiesta di guest post

Man mano che il vostro blog crescerà, potreste cominciare a ricevere richieste di guest post e interviste.
Per quanto mi riguarda non pubblico mai guest post, qualche volta mi ha sfiorato l’idea ma poi per diversi motivi la cosa è rimasta solo un’idea (non significa che ne sia contenta). In ogni caso la maggior parte delle richieste di pubblicazione di guest post che ricevo, sono sempre terribilmente imbarazzanti.
Ci sono diversi modi di rispondere, a seconda di quello che gli vorrete dire veramente.

Grazie mille per aver pensato a me! Purtroppo in questo momento ho il calendario editoriale pieno. Potremmo verificare di poter fare qualcosa fra qualche mese e pragrammarlo più in là.

oppure

Grazie mille per aver pensato a me! Purtroppo ho troppe collaborazioni al momento e anche se mi rincresce devo declinare, ma ho davvero apprezzato la tua mail.

Spero che questo post possa aiutarvi a gestire le mail in arrivo e a tenere sotto controllo la vostra inbox.
Personalmente, ve l’ho già detto, cerco di rispondere a tutte le email, soprattutto a quelle in cui vedo lo sforzo e il lavoro di chi ha scritto quella mail per me.